• Главная
• Новое
• Популярное
• Карта сайта
• Поиск
• Контакты

Документальное оформление расходования топлива и горюче-смазочных материалов

Горюче-смазочные материалы (ГСМ) приобретаются организациями либо по договору поставки со специализированными организациями, либо непосредственно на автозаправочной станции (за наличные деньги или посредством предварительного приобретения талонов).

Для учета ГСМ Планом счетов предусмотрен субсчет "Топливо" счета 10, на котором учитываются наличие и движение нефтепродуктов (нефть, дизельное топливо, керосин, бензин и т.д.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств.

Периодическое техническое освидетельствование лифтов "Инженерный центр "Союз"".

ГСМ приобретаются организациями либо по договору поставки, либо на автозаправочной станции за наличный расчет.

По договору поставки ГСМ приобретаются, как правило, организациями, которые имеют большой парк машин и могут себе позволить обеспечить хранение приобретенных нефтепродуктов в больших количествах. Такие организации принимают ГСМ к учету на основании полученных от поставщика документов: накладной и счета-фактуры, оформленных в установленном порядке.

Приобретение ГСМ по договору поставки, заключенному со специализированной организацией, оформляется в бухгалтерском учете организации-покупателя следующими проводками:

Д-т 10, субсчет "Топливо", К-т 60 - оприходованы ГСМ;

Д-т 19 К-т 60 - учтен НДС, выделенный в счете-фактуре поставщика ГСМ;

Д-т 68 К-т 19 - принят к вычету предъявленный поставщиком НДС;

Д-т 60 К-т 51 - оплачены приобретенные ГСМ.

При заправке автомобиля за наличный расчет на автозаправочной станции водителю выдаются под отчет денежные средства на покупку ГСМ. При этом должны соблюдаться требования по организации расчетов с подотчетными лицами, установленные Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40, согласно п. 11 которого выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Авансовый отчет составляется по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Авансовый отчет оформляется в одном экземпляре подотчетным лицом и передается после его утверждения работнику бухгалтерии. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы, и суммы затрат по ним. Документом, подтверждающим приобретение ГСМ, является кассовый чек автозаправочной станции.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке, а перерасход выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Выдача наличных денег под отчет для приобретения ГСМ и их принятие к учету (на основании утвержденного руководителем организации авансового отчета) оформляются следующими проводками:

Д-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами" К-т 50 - выданы денежные средства под отчет водителю;

Д-т 10, субсчет "Топливо", К-т 71 - отражена стоимость ГСМ, указанная в чеке автозаправочной станции;

Д-т 50 К-т 71 - возвращен в кассу остаток неиспользованного аванса;

Д-т 71 К-т 50 - выдана подотчетному лицу сумма перерасхода по авансовому отчету.

Пример. Иванову И.И., работнику транспортного цеха ООО "Весна", было выдано под отчет 500 руб. для приобретения бензина на автозаправочной станции.

Данная операция оформляется в бухгалтерском учете проводкой:

Д-т 71 К-т 50 - на сумму выданных под отчет денежных средств - 500 руб.

Согласно чекам автозаправочной станции бензин приобретен на сумму 350 руб. Остаток аванса в сумме 150 руб. внесен Ивановым И.И. в кассу организации.

Ивановым И.И. составлен авансовый отчет, на основании которого бухгалтерией сделаны следующие проводки:

Д-т 10 К-т 71 - на сумму стоимости приобретенного бензина - 500 руб.;

Д-т 50 К-т 71 - на сумму неизрасходованного аванса, внесенного в кассу организации, - 150 руб.

В соответствии с п. 1 ст. 172 НК РФ непременным условием осуществления налогового вычета является наличие счета-фактуры с выделенным в нем НДС, полученного от поставщика. Согласно п. 6 ст. 168 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) соответствующая сумма налога включается в вышеуказанные цены (тарифы). При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма НДС не выделяется.

Согласно п. 7 ст. 168 НК РФ при реализации товаров за наличный расчет организациями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

Как же учесть выделенный в кассовом чеке НДС при отсутствии счета-фактуры? Для ответа на этот вопрос обратимся к правилам бухгалтерского учета материально-производственных запасов.

Согласно п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н, материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, которой признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением НДС и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации). При этом установлено, что невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы материально-производственных запасов, включаются в фактические затраты на приобретение материально-производственных запасов.

Таким образом, при отсутствии счета-фактуры сумма НДС, выделенная в кассовом чеке, относится на увеличение фактической себестоимости запасов, поскольку она не подлежит возмещению.

Приобретенные на автозаправочных станциях талоны на бензин принимаются к учету по дебету счета 50, субсчет "Денежные документы".

При выдаче талонов водителю (подотчетному лицу) в учете оформляется следующая проводка:

Д-т 71 К-т 50, субсчет "Денежные документы", - отражена стоимость талонов, выданных водителю.

Пунктом 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете установлено, что все хозяйственные операции, производимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Согласно п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист: согласно Письмам Минфина России от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117 и ФНС России от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257 расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.

В путевых листах фиксируются пробег автотранспортного средства, марка и количество горючего, выданного по заправочному листу, остаток горючего при выезде и при возвращении, расход по норме и фактический, определяются экономия или перерасход горючего.

Для автотранспортных организаций Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 утверждены, в частности, следующие формы путевых листов:

- путевой лист легкового автомобиля (форма N 3), который является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. Путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом, действителен только на один день или смену. На более длительный срок путевой лист выдается только в случае, если водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). В путевом листе должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль;

- путевой лист специального автомобиля (форма N 3 спец.), который служит основным первичным документом учета работы специального автомобиля и основанием для начисления заработной платы водителю. Форма путевого листа специального автомобиля рассчитана на выполнение задания у двух заказчиков и действительна только на один день (смену). Путевой лист специального автомобиля выписывается в одном экземпляре диспетчером или лицом, на это уполномоченным, и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа. Отрывные талоны этого путевого листа заполняются организацией, которой принадлежит специальный автомобиль, и служат основанием для предъявления счета заказчику;

- путевой лист грузового автомобиля (формы N 4-с и N 4-п), который является основным документом первичного учета, определяющим совместно с товарно-транспортной накладной при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.

Так, форма N 4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы водителя автомобиля по сдельным расценкам, а форма N 4-п (повременная) - при оплате работы водителя автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя. Заполнение путевого листа грузового автомобиля до выдачи его водителю производится диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняются работниками организации - владельца автотранспорта и заказчиками.

Путевые листы грузового автомобиля, составленные по формам N 4-с и N 4-п, выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы. Выданный путевой лист должен содержать дату выдачи.

Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, что дает возможность их одновременной проверки.

Для контроля за движением путевых листов, выданных водителю, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию применяется Журнал учета движения путевых листов (форма N 8).

Что касается неавтотранспортных организаций, то они могут либо применять формы путевых листов, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 28.11.1997 N 78, либо разработать свою форму путевого листа или иного документа, который подтверждал бы произведенные расходы в виде ГСМ (Письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214). Согласно вышеуказанным Письмам Минфина России в самостоятельно разработанной форме путевого листа должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, а именно:

- наименование документа;

- дата составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи вышеуказанных лиц.

Из Письма Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 следует, что самостоятельно разработанная форма путевого листа должна содержать также информацию о месте следования автомобиля. Такие данные позволяют судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Согласно Письму Минфина России N 03-03-04/1/129 путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение ГСМ.

Путевые листы, обязательные для применения автотранспортными организациями, действительны только на один день или на одну смену (см. Указания по применению и заполнению форм, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78).

В отношении частоты составления путевых листов неавтотранспортными организациями Минфин России выразил свою позицию в Письмах от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129: первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода. В связи с этим если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода ГСМ, то путевой лист, составленный с такой периодичностью, с приложением к нему кассовых чеков, отражающих приобретение вышеуказанных материалов, может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ документальное подтверждение затрат является необходимым условием и для признания их в качестве расходов для целей налогообложения.

Как сообщается в Письме Минфина России от 11.01.2006 N 03-03-04/2/1, в целях налогообложения в качестве первичных документов, подтверждающих обоснованность произведенных расходов, связанных с содержанием и эксплуатацией служебного автотранспорта, служат первичные документы, используемые для учета вышеуказанных затрат (в частности, путевые листы, талоны на ГСМ, кассовые чеки, акты выполненных ремонтных работ и т.д.).

Из п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете следует, что ответственность за достоверность содержащихся в документах данных, правильность их оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

Обращаем внимание читателей на то, что согласно п. 3 ст. 120 НК РФ отсутствие первичных учетных документов, каковыми и являются путевые листы, признается грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, влекущим следующее наказание:

- штраф в размере 5000 руб., если грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения совершено в течение одного налогового периода (п. 1 ст. 120 НК РФ);

- штраф в размере 15 000 руб., если то же деяние совершено в течение более одного налогового периода (п. 2 ст. 120 НК РФ);

- штраф в размере 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб., если то же деяние повлекло занижение налоговой базы (п. 3 ст. 120 НК РФ).