• Главная
• Новое
• Популярное
• Карта сайта
• Поиск
• Контакты

Порядок документооборота

В соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете должны производиться в соответствии с утвержденным графиком документооборота.

Описание промышленные распашные ворота здесь.

Согласно п. 60 ГОСТа Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело" под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

График документооборота утверждается каждым структурным подразделением кредитной организации исходя из специфики выполняемых операций и продолжительности операционного дня и оформляется в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением кредитной организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ, сроков передачи документов в архив.

График документооборота должен устанавливать в кредитной организации и ее структурных подразделениях рациональный документооборот, предусматривающий оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа и минимальный срок нахождения документа в подразделении и у каждого исполнителя.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в кредитной организации и ее подразделениях осуществляется главным бухгалтером.

Операции обменных пунктов, осуществленные после окончания операционного времени (15 часов местного времени) при круглосуточном режиме работы, отражаются в учете следующим рабочим днем по курсу иностранной валюты к рублю, установленному Банком России на дату отражения операций в балансе кредитной организации. Первичные документы по операциям, совершенным с 15 до 24 часов, оформляются текущей календарной датой. Документы по операциям, совершенным с 0 часов, оформляются календарной датой наступившего дня.

Кредитная организация и ее подразделения обязаны обеспечить сохранность бухгалтерских документов в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей кредитной организации (ее подразделений) и главного бухгалтера кредитной организации (ее подразделений), заведующих кассами (по кассовым документам).

Руководитель и главный бухгалтер должны проинструктировать сотрудников подразделений и вневедомственной охраны (охранных фирм) по этим вопросам, распределить и закрепить за сотрудниками определенные места для хранения документов, установить на случай необходимости порядок и очередность выноса документов в безопасные места.

Сформированные в установленном порядке и сброшюрованные бухгалтерские документы за рабочий день после составления ежедневного баланса и проведения проверки передаются на хранение в текущий архив, ответственность за ведение которого возлагается на конкретного сотрудника бухгалтерии. Доступ сотрудников к текущему архиву должен быть ограничен.

В архиве документы текущего года и предшествующего года хранятся отдельно.

После сдачи годового отчета документы года, предшествующего отчетному, перемещаются в архив для хранения на общих основаниях.

Кассовые документы хранятся под ответственностью заведующего кассой (кассой дополнительного офиса, операционной кассой вне кассового узла) в порядке, предусмотренном Положением N 199-П.

Порядок хранения документов постоянного пользования (юридические и кредитные дела, договоры, контракты, поручительства, гарантии и т.п.) определяется руководителем кредитной организации и главным бухгалтером, имея в виду обеспечение их сохранности.

Бухгалтерские документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке по дебету балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, в должностные обязанности которого входит формирование документов дня.

Допускается формирование мемориальных документов по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.

Документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам.

В отдельные сшивы (папки) помещаются документы с различными сроками хранения: кассовые документы, документы по вкладам граждан, по операциям с иностранной валютой, по хозяйственным операциям, по операциям, совершенным с использованием банковских карт, другим операциям.

Сброшюрованные документы подсчитываются, их сумма сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.

Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам, не учитываемым в книгах кладовой, подбираются и брошюруются вместе с мемориальными документами по балансовым счетам и помещаются после этих мемориальных документов в порядке возрастающих номеров внебалансовых счетов - сначала по приходу, затем по расходу каждого счета.

Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью.

Сводные мемориальные ордера на документы, сформированные программным путем, затрагивающие более одного счета, помещаются в документы дня после всех документов.

Работники, на которых возложено формирование документов, должны проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.

Документы за истекший день после проведения контроля должны быть оформлены в указанном выше порядке и не позднее чем на следующий день переданы в текущий архив.

Допускается брошюрование документов за 2-3 дня (при наличии малых объемов документооборота за 1 день).

Несброшюрованные документы должны храниться в местах, обеспечивающих их сохранность и недоступность к ним посторонних лиц.

На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов помещается текст, предусмотренный частью 3 "Организация работы по ведению бухгалтерского учета" Положения N 205-П, содержащий данные об общей сумме бухгалтерских документов за операционный день, в том числе о сумме документов, подшитых в отдельные папки по кассовым документам, по операциям с иностранной валютой, по операциям с банковскими картами, по вкладным операциям, по счетам внутрибанковского назначения, по документам с разными сроками хранения и т.д.

На обложке основной папки делается надпись "С данными бухгалтерского учета сверено" и проставляется подпись главного бухгалтера или его заместителя.

Формирование и брошюрование кассовых документов осуществляется одним из кассовых работников по поручению заведующего кассой.

При формировании подборки кассовых документов необходимо соблюдать следующее:

- кассовые документы должны быть подобраны по балансовым счетам в порядке возрастающей нумерации отдельно по приходу, отдельно по расходу кассы;

- мемориальные документы должны быть подобраны по номерам внебалансовых счетов - сначала приходные, затем расходные;

- кассовые документы должны быть сформированы не позднее следующего рабочего дня в отдельные папки за каждый день;

- суммовые данные сброшюрованных документов подсчитываются на вычислительной машине с выводом информации на печать;

- ленты подсчета отдельно по приходу и расходу кассовых и мемориальных ордеров, подписанные работником, проводившим подсчет, помещаются в папки перед документами вместе с кассовыми журналами по приходу и по расходу;

- на лицевой стороне папки ставится штамп или наклеивается ярлык, на котором указываются количество и сумма кассовых приходных и расходных ордеров и мемориальных приходных и расходных ордеров за операционный день.

В кассовые документы дня помещаются все подлинные документы.

Кассовые документы по иностранной валюте формируются отдельно.

После сверки суммы кассовых документов с книгой учета денежной наличности и других ценностей надпись на лицевой стороне папки заверяется кассовым работником, сформировавшим ее, и заведующим кассой.

Не позднее следующего дня итоги документов должны быть сверены главным бухгалтером (его заместителем) с данными бухгалтерского учета и заверены его подписью.

Кассовые документы, срок хранения которых превышает пять лет, брошюруются в отдельные папки в соответствии с установленными сроками их хранения, о чем на лицевой стороне папки кассовых документов делается отметка. Такой же порядок брошюрования распространяется на документы по вкладным операциям.

Выписки из лицевых счетов по хозяйственным операциям кредитной организации с подобранными к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и прошиты.

Отдельные виды документов (счета, накладные) могут храниться непрошитыми, но помещенными в папки во избежание их утери или злоупотреблений.