Поиск на сайте

Поиск на сайте

Порядок документооборота

В соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете должны производиться в соответствии с утвержденным графиком документооборота.

Описание промышленные распашные ворота здесь.

Согласно п. 60 ГОСТа Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело" под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

График документооборота утверждается каждым структурным подразделением кредитной организации исходя из специфики выполняемых операций и продолжительности операционного дня и оформляется в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением кредитной организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ, сроков передачи документов в архив.

График документооборота должен устанавливать в кредитной организации и ее структурных подразделениях рациональный документооборот, предусматривающий оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа и минимальный срок нахождения документа в подразделении и у каждого исполнителя.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в кредитной организации и ее подразделениях осуществляется главным бухгалтером.

Операции обменных пунктов, осуществленные после окончания операционного времени (15 часов местного времени) при круглосуточном режиме работы, отражаются в учете следующим рабочим днем по курсу иностранной валюты к рублю, установленному Банком России на дату отражения операций в балансе кредитной организации. Первичные документы по операциям, совершенным с 15 до 24 часов, оформляются текущей календарной датой. Документы по операциям, совершенным с 0 часов, оформляются календарной датой наступившего дня.

Кредитная организация и ее подразделения обязаны обеспечить сохранность бухгалтерских документов в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей кредитной организации (ее подразделений) и главного бухгалтера кредитной организации (ее подразделений), заведующих кассами (по кассовым документам).

Руководитель и главный бухгалтер должны проинструктировать сотрудников подразделений и вневедомственной охраны (охранных фирм) по этим вопросам, распределить и закрепить за сотрудниками определенные места для хранения документов, установить на случай необходимости порядок и очередность выноса документов в безопасные места.

Сформированные в установленном порядке и сброшюрованные бухгалтерские документы за рабочий день после составления ежедневного баланса и проведения проверки передаются на хранение в текущий архив, ответственность за ведение которого возлагается на конкретного сотрудника бухгалтерии. Доступ сотрудников к текущему архиву должен быть ограничен.

В архиве документы текущего года и предшествующего года хранятся отдельно.

После сдачи годового отчета документы года, предшествующего отчетному, перемещаются в архив для хранения на общих основаниях.

Кассовые документы хранятся под ответственностью заведующего кассой (кассой дополнительного офиса, операционной кассой вне кассового узла) в порядке, предусмотренном Положением N 199-П.

Порядок хранения документов постоянного пользования (юридические и кредитные дела, договоры, контракты, поручительства, гарантии и т.п.) определяется руководителем кредитной организации и главным бухгалтером, имея в виду обеспечение их сохранности.

Бухгалтерские документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке по дебету балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, в должностные обязанности которого входит формирование документов дня.

Допускается формирование мемориальных документов по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.

Документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам.

В отдельные сшивы (папки) помещаются документы с различными сроками хранения: кассовые документы, документы по вкладам граждан, по операциям с иностранной валютой, по хозяйственным операциям, по операциям, совершенным с использованием банковских карт, другим операциям.

Сброшюрованные документы подсчитываются, их сумма сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.

Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам, не учитываемым в книгах кладовой, подбираются и брошюруются вместе с мемориальными документами по балансовым счетам и помещаются после этих мемориальных документов в порядке возрастающих номеров внебалансовых счетов - сначала по приходу, затем по расходу каждого счета.

Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью.

Сводные мемориальные ордера на документы, сформированные программным путем, затрагивающие более одного счета, помещаются в документы дня после всех документов.

Работники, на которых возложено формирование документов, должны проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.

Документы за истекший день после проведения контроля должны быть оформлены в указанном выше порядке и не позднее чем на следующий день переданы в текущий архив.

Допускается брошюрование документов за 2-3 дня (при наличии малых объемов документооборота за 1 день).

Несброшюрованные документы должны храниться в местах, обеспечивающих их сохранность и недоступность к ним посторонних лиц.

На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов помещается текст, предусмотренный частью 3 "Организация работы по ведению бухгалтерского учета" Положения N 205-П, содержащий данные об общей сумме бухгалтерских документов за операционный день, в том числе о сумме документов, подшитых в отдельные папки по кассовым документам, по операциям с иностранной валютой, по операциям с банковскими картами, по вкладным операциям, по счетам внутрибанковского назначения, по документам с разными сроками хранения и т.д.

На обложке основной папки делается надпись "С данными бухгалтерского учета сверено" и проставляется подпись главного бухгалтера или его заместителя.

Формирование и брошюрование кассовых документов осуществляется одним из кассовых работников по поручению заведующего кассой.

При формировании подборки кассовых документов необходимо соблюдать следующее:

- кассовые документы должны быть подобраны по балансовым счетам в порядке возрастающей нумерации отдельно по приходу, отдельно по расходу кассы;

- мемориальные документы должны быть подобраны по номерам внебалансовых счетов - сначала приходные, затем расходные;

- кассовые документы должны быть сформированы не позднее следующего рабочего дня в отдельные папки за каждый день;

- суммовые данные сброшюрованных документов подсчитываются на вычислительной машине с выводом информации на печать;

- ленты подсчета отдельно по приходу и расходу кассовых и мемориальных ордеров, подписанные работником, проводившим подсчет, помещаются в папки перед документами вместе с кассовыми журналами по приходу и по расходу;

- на лицевой стороне папки ставится штамп или наклеивается ярлык, на котором указываются количество и сумма кассовых приходных и расходных ордеров и мемориальных приходных и расходных ордеров за операционный день.

В кассовые документы дня помещаются все подлинные документы.

Кассовые документы по иностранной валюте формируются отдельно.

После сверки суммы кассовых документов с книгой учета денежной наличности и других ценностей надпись на лицевой стороне папки заверяется кассовым работником, сформировавшим ее, и заведующим кассой.

Не позднее следующего дня итоги документов должны быть сверены главным бухгалтером (его заместителем) с данными бухгалтерского учета и заверены его подписью.

Кассовые документы, срок хранения которых превышает пять лет, брошюруются в отдельные папки в соответствии с установленными сроками их хранения, о чем на лицевой стороне папки кассовых документов делается отметка. Такой же порядок брошюрования распространяется на документы по вкладным операциям.

Выписки из лицевых счетов по хозяйственным операциям кредитной организации с подобранными к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и прошиты.

Отдельные виды документов (счета, накладные) могут храниться непрошитыми, но помещенными в папки во избежание их утери или злоупотреблений.

      Смотрите также

      Контроль за проведением операций с использованием банковских карт
      Клиенты - физические лица могут осуществлять с использованием банковских карт следующие операции: - получение наличных денежных средств в валюте РФ или иностранной валюте на территории Российской ...

      Обращение сертификатов
      Обращение депозитного сертификата осуществляется путем оформления уступки требования (цессии). Уступка требования по сертификату оформляется на оборотной стороне сертификата или на дополнительных ...

      Картотека к внебалансовому счету 90901 "Расчетные документы,ожидающие акцепта для оплаты"
      Расчеты за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги могут производиться клиентами платежными требованиями с предварительным акцептом. Срок для акцепта платежных требований определя ...