• Главная
• Новое
• Популярное
• Карта сайта
• Поиск
• Контакты

Порядок списания горюче-смазочных материалов

Горюче-смазочные материалы учитываются в бухгалтерском и налоговом учете по фактическим затратам.

Учет горюче-смазочных материалов осуществляется на балансовом счете 61008 "Материалы" отдельный лицевой счет "Горюче-смазочные материалы", открываемый в разрезе каждого автомобиля, автобуса, инкассаторской машины, используемых в кредитной организации.

Первичными документами, обосновывающими целесообразность проведенных затрат на горюче-смазочные материалы, являются:

- при покупке за наличные денежные средства - кассовый чек с указанием на нем номера АЗС, количества и марки бензина;

- по безналичным расчетам - договор о предоплате, талоны или карточки, компьютерная распечатка-отчет о количестве и цене полученного по талонам или карточкам бензина с указанием марки автомобиля, даты заправки, марки топлива;

- при оплате горюче-смазочных материалов подотчетными лицами по корпоративным картам, эмитированным кредитной организацией, дополнительно в качестве оправдательного документа представляется чек ПОС-терминала, на котором производилась авторизация карточки.

Пользование служебным транспортом осуществляется на основании заявок на транспорт. Регистрация заявок на транспорт от сотрудников ведется в журнале регистрации заявок на транспорт. На основании данных журнала формируется путевой лист на весь день. Путевые листы на использование инкассаторских машин оформляются в соответствии с маршрутами инкассации.

Путевой лист может составляться с такой периодичностью, которая является для кредитной организации оптимальной для подтверждения произведенных расходов.

Формы путевого листа, заявки на транспорт и журнала регистрации заявок на транспорт могут быть утверждены внутренним распорядительным документов кредитной организации.

Путевой лист в обязательном порядке должен содержать данные об автомобиле и водителе, начальные и конечные показания спидометра, данные о времени выезда и возвращения в гараж (на стоянку), маршрут движения с указанием организации, в которую едет водитель по поручению или сотрудник кредитной организации, расчет топлива, подписи лиц, ответственных за эксплуатацию автомобиля.

Кредитная организация может использовать в качестве путевого листа форму N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденную Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года N 78, в той мере, в какой она удовлетворяет требованиям кредитной организации.

Порядок ведения путевого листа для организаций, не являющихся автотранспортными организациями, разъяснен Письмом Министерства финансов РФ от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, в соответствии с которым форма N 3 "в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер для автотранспортных организаций.

Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" "..."

При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.

В том случае, если ежемесячное составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, считаем, что путевой лист, составленный с такой периодичностью, может подтверждать вышеназванные расходы".

Указанное разъяснение поставило точку в вопросе о форме путевого листа в связи с тем, что Росстат настаивал на обязательности применения формы N 3 "Путевой лист легкового автомобиля" всеми юридическими лицами независимо от формы собственности, осуществляющими эксплуатацию легкового автомобильного транспорта (Письмо Росстата от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257).

В конце отчетного периода путевые листы сдаются в бухгалтерию. Кредитная организация самостоятельно устанавливает отчетный период для представления путевых листов и авансового отчета, но он не должен составлять более 1 месяца.

В целях контроля за обоснованностью расхода горюче-смазочных материалов при оформлении первичных документов по списанию горюче-смазочных материалов фактический расход топлива должен сравниваться с нормами расхода топлива, утвержденными Департаментом автомобильного транспорта Минтранса РФ, - руководящий документ N Р3112194-0366-03 с использованием коэффициентов, учитывающих работу автомобилей в зимнее и летнее время.

Кредитная организация вправе устанавливать специальные нормативы расхода топлива для отдельных видов автотранспорта с учетом их технического состояния, условий эксплуатации, которые должны утверждаться внутренним распорядительным документом кредитной организации.

При этом рекомендуется устанавливать размер процента, на который нормы расхода топлива, установленные кредитной организацией, могут превышать нормы расхода топлива, утвержденные Департаментом автомобильного транспорта Минтранса РФ, - руководящий документ N Р3112194-0366-03 (с учетом коэффициентов, учитывающих работу автомобилей в зимнее и летнее время).

Выдача наличных денежных средств водителям для заправки автомобилей, мойки, оплаты стоянок производится на основании приказа руководителя кредитной организации, в котором указаны лица, имеющие право получения аванса на эти цели, и лимит выдаваемых средств.

Выдача водителям денежных средств для приобретения горюче-смазочных материалов оформляется следующей проводкой:

Дт 60308 "Расчеты с работниками по подотчетным суммам" по лицевому счету водителя

Кт 20202 "Касса кредитных организаций";

получение авансового отчета от водителя:

Дт 61008 "Материалы" отдельный лицевой счет "Горюче-смазочные материалы" в разрезе каждого вида автотранспорта

Кт 60308 "Расчеты с работниками по подотчетным суммам" по лицевому счету водителя;

после анализа расходов на основании записей, содержащихся в путевом листе, и анализа норм расхода топлива производится списание затраченных горюче-смазочных материалов:

Дт 70209 "Другие расходы" символ 29301 "Расходы по оплате за обслуживание вычислительной техники, служебного автотранспорта в разрешенных случаях, других машин и оборудования, за информационные услуги" отдельный лицевой счет "Расходы на обслуживание служебного транспорта"

Кт 61008 "Материалы" отдельный лицевой счет "Горюче-смазочные материалы" в разрезе каждого вида автотранспорта.

В случае обнаружения фактов непроизводственного использования горюче-смазочных материалов стоимость перерасходованного горючего относится на счет 60308 "Расчеты с работниками по подотчетным суммам" для взыскания с виновного лица в установленном порядке:

Дт 60308 "Расчеты с работниками по подотчетным суммам" по лицевому счету водителя

Дт 61008 "Материалы" отдельный лицевой счет "Горюче-смазочные материалы" в разрезе каждого вида автотранспорта.

При погашении задолженности водителем сумма возмещения взыскивается с него с учетом НДС (плюс НДС 18%):

Дт 20202 "Касса кредитных организаций"

Кт 60308 "Расчеты с работниками по подотчетным суммам" по лицевому счету водителя

Кт 60309 "Налог на добавленную стоимость, полученный".

Оплата горюче-смазочных материалов по безналичному расчету:

Дт 60312 "Расчеты с поставщиками, подрядчиками и покупателями" по отдельному лицевому счету поставщика

Кт 30102 "Корреспондентские счета кредитных организаций в Банке России".

Оприходование стоимости оплаченных горюче-смазочных материалов:

Дт 61008 "Материалы" отдельный лицевой счет "Горюче-смазочные материалы (по талонам)" - на сумму оплаченных горюче-смазочных материалов без НДС

Дт 60310 "Налог на добавленную стоимость, уплаченный" отдельный лицевой счет "Налог на добавленную стоимость по приобретенным материальным ценностям на складе"

Кт 60312 "Расчеты с поставщиками, подрядчиками и покупателями" по отдельному лицевому счету поставщика.

Полученные талоны (карточки) приходуются на внебалансовом счете 91202 "Разные ценности и документы". После выдачи водителям талоны (карточки) учитываются на счете 91203 "Разные ценности и документы, отосланные и выданные под отчет, на комиссию".

Списание горюче-смазочных материалов после получения отчета от контрагента об использовании горюче-смазочных материалов по талонам (карточкам) и сдачи путевых листов водителями:

Дт 70209 "Другие расходы" символ 29301 "Расходы по оплате за обслуживание вычислительной техники, служебного автотранспорта в разрешенных случаях, других машин и оборудования, за информационные услуги" отдельный лицевой счет "Расходы на обслуживание служебного транспорта"

Кт 61008 "Материалы" отдельный лицевой счет "Горюче-смазочные материалы (по талонам)";

Дт 60310 "Налог на добавленную стоимость, уплаченный" отдельный лицевой счет "НДС по приобретенным материальным ценностям"

Кт 60310 "Налог на добавленную стоимость, уплаченный" отдельный лицевой счет "Налог на добавленную стоимость по приобретенным материальным ценностям на складе"

и одновременно

Кт 91203 "Разные ценности и документы, отосланные и выданные под отчет, на комиссию" - на количество использованных талонов

Дт 99999.

При оплате горюче-смазочных материалов по корпоративной карте после поступления информации из платежной системы:

Дт 60308 "Расчеты с работниками по подотчетным суммам" по лицевому счету водителя

Кт 30232 "Незавершенные расчеты по операциям, совершаемым с использованием платежных карт".

После сдачи авансового отчета водителем и путевого листа:

Дт 61008 "Материалы" отдельный лицевой счет "Горюче-смазочные материалы" в разрезе каждого вида автотранспорта

Дт 60310 "Налог на добавленную стоимость, уплаченный" отдельный лицевой счет "Налог на добавленную стоимость по приобретенным материальным ценностям"

Кт 60308 "Расчеты с работниками по подотчетным суммам" по лицевому счету водителя;

Дт 70209 "Другие расходы" символ 29301 "Расходы по оплате за обслуживание вычислительной техники, служебного автотранспорта в разрешенных случаях, других машин и оборудования, за информационные услуги" отдельный лицевой счет "Расходы на обслуживание служебного транспорта"

Кт 61008 "Материалы" отдельный лицевой счет "Горюче-смазочные материалы" в разрезе каждого вида автотранспорта.