Поиск на сайте

Поиск на сайте

Сроки хранения документов, образующихся в деятельностикредитной организации

В настоящее время отсутствует нормативный документ, утвержденный архивным ведомством, определяющий сроки хранения документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, т.к. в соответствии с Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 17.08.2004 N 39 был отменен Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения, на основании которого в предыдущие годы составлялась номенклатура дел кредитных организаций.

В связи с этим при определении сроков хранения документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, следует руководствоваться следующими документами:

Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете";

Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (М., 2000);

Положением Банка России от 05.12.2002 N 205-П;

Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным Постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 N 03-33/пс;

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002).

Для организации проведения работ по определению сроков хранения документов в кредитной организации создается постоянно действующая экспертная комиссия, которая возглавляется руководителем или заместителем руководителя кредитной организации и комплектуется из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений и представителя делопроизводственной службы.

Федеральный закон "О бухгалтерском учете" и Положение N 205-П обязывают кредитные организации хранить бухгалтерские документы не менее 5 лет. В связи с данной нормой ко всем бухгалтерским документам (первичные учетные документы, лицевые счета и бухгалтерская отчетность) следует применять 5-летний срок хранения с учетом конкретизации сроков хранения, предусмотренных Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. В случае если Перечнем и иными действующими документами не предусмотрены сроки хранения каких-либо документов, экспертная комиссия кредитной организации может воспользоваться ранее действовавшим Примерным перечнем документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения. При этом следует отметить, что при установлении в разных нормативных актах разных сроков хранения на одни и те же документы срок хранения документов должен определяться в соответствии с тем документом, по которому данный документ имеет более длительный срок хранения.

Сроки хранения некоторых видов документов кредитной организации:

первые экземпляры выписок по лицевым счетам клиентов, независимо от того открыты или закрыты эти счета, и ежедневные балансы подлежат хранению в течение 5 лет;

годовая бухгалтерская отчетность имеет постоянный срок хранения;

мемориальные ордера и кассовые документы по вкладам граждан подлежат хранению в течение 5 лет после закрытия счета. В тех случаях, когда в общий сшив документов дня помещены документы с разными сроками хранения, по истечении 5 лет документы должны быть расформированы для отбора документов со сроком хранения более 5 лет для дальнейшего хранения, в противном случае ко всему сшиву должен быть применен более длительный срок хранения;

депозитные договоры, договоры вклада имеют срок хранения 5 лет после истечения срока договора;

платежные документы и счета по расчетам на приобретение недвижимости производственного и непроизводственного назначения подлежат хранению до конца эксплуатации зданий и сооружений. При отборе документов дня на уничтожение такие документы должны быть изъяты из сшивов для дальнейшего хранения;

документы, имеющие отношения к вопросам учета и распоряжения землей, зданиями и имуществом (свидетельства о праве собственности, свидетельства о включении в реестры, договоры купли-продажи, акты приема-передачи, проектно-сметные документы, разрешения на строительство и другие аналогичные документы), имеют постоянный срок хранения;

документы (протоколы, описи, акты) об инвентаризации зданий и сооружений подлежат хранению в течение 5 лет;

документы по основным средствам (акты приема-передачи, ведомости переоценки и определения износа) подлежат хранению до списания основных средств;

лицевые счета по заработной плате сотрудников кредитной организации подлежат хранению в течение 75 лет;

в течение 75 лет подлежат хранению трудовые договоры с сотрудниками, которые не были оформлены в штат кредитной организации, договоры гражданско-правового характера, на вознаграждение по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начислялись страховые взносы. Документы индивидуального (персонифицированного) учета, содержащие сведения о страховых взносах и страховом стаже сотрудников кредитной организации, в связи с отсутствием установленного срока их хранения в Федеральном законе РФ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" по аналогии с документами по личному составу рекомендуется хранить также 75 лет;

индивидуальные (персональные) положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (должностные инструкции) подлежат хранению в течение 75 лет в составе личных дел.

Изъятие бухгалтерских документов у кредитных организаций может производиться судом, органами прокуратуры, предварительного следствия и дознания и другими органами в предусмотренных законодательством РФ случаях. При изъятии подлинного документа составляется в двух экземплярах акт или протокол изъятия в порядке, установленном законодательством РФ. за подписями руководителя кредитной организации или ее структурного подразделения или их заместителей и главного бухгалтера и представителя органа, проводящего изъятие документа. В акте или протоколе должно быть указано, по чьему требованию и разрешению производится изъятие и какой документ изымается.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, главный бухгалтер или по его поручению другое уполномоченное лицо вправе снять копии с изымаемых документов с указанием на них основания и даты их изъятия. На место изъятого подлинного документа помещаются заверенная копия документа, первый экземпляр акта или протокола и требование на изъятие документа с распиской представителя органа, проводящего изъятие, о получении подлинного документа. Соответствующее должностное лицо на обложке папки с документами делает за своей подписью надпись об изъятии документа. Второй экземпляр акта или протокола вручается представителю органа, проводившего изъятие.

Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица кредитной организации могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

Следует напомнить, что в соответствии со ст. 26 Федерального закона РФ от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.

В случаях выявления фактов пропажи или гибели первичных документов руководитель кредитной организации обязан незамедлительно создать комиссию для расследования причин пропажи или гибели документов из состава сотрудников кредитной организации с приглашением при необходимости для участия в работе комиссии представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем кредитной организации.

      Смотрите также

      Модели учета
      Различия в учетной практике обусловлены экономическими, политическими и географическими причинами. Можно выделить следующие основные группы причин: 1) экономические: развитие рынков капитала, кол ...

      Бухгалтерский баланс по МСФО 1 и в российских нормативных документах
      Требования к представлению бухгалтерского баланса в МСФО 1. Напомним, что именно в форме отчетности "Бухгалтерский баланс" отражаются элементы, характеризующие финансовое положение органи ...

      Общий порядок учета расходов
      Организации, исчисляющие единый налог исходя из доходов, уменьшенных на величину расходов, при определении объекта налогообложения уменьшают полученные доходы на расходы, поименованные в п. 1 ст. ...