• Главная
• Новое
• Популярное
• Карта сайта
• Поиск
• Контакты

Сроки хранения документов, образующихся в деятельностикредитной организации

В настоящее время отсутствует нормативный документ, утвержденный архивным ведомством, определяющий сроки хранения документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, т.к. в соответствии с Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 17.08.2004 N 39 был отменен Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения, на основании которого в предыдущие годы составлялась номенклатура дел кредитных организаций.

В связи с этим при определении сроков хранения документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, следует руководствоваться следующими документами:

Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете";

Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (М., 2000);

Положением Банка России от 05.12.2002 N 205-П;

Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным Постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 N 03-33/пс;

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002).

Для организации проведения работ по определению сроков хранения документов в кредитной организации создается постоянно действующая экспертная комиссия, которая возглавляется руководителем или заместителем руководителя кредитной организации и комплектуется из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений и представителя делопроизводственной службы.

Федеральный закон "О бухгалтерском учете" и Положение N 205-П обязывают кредитные организации хранить бухгалтерские документы не менее 5 лет. В связи с данной нормой ко всем бухгалтерским документам (первичные учетные документы, лицевые счета и бухгалтерская отчетность) следует применять 5-летний срок хранения с учетом конкретизации сроков хранения, предусмотренных Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. В случае если Перечнем и иными действующими документами не предусмотрены сроки хранения каких-либо документов, экспертная комиссия кредитной организации может воспользоваться ранее действовавшим Примерным перечнем документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения. При этом следует отметить, что при установлении в разных нормативных актах разных сроков хранения на одни и те же документы срок хранения документов должен определяться в соответствии с тем документом, по которому данный документ имеет более длительный срок хранения.

Сроки хранения некоторых видов документов кредитной организации:

первые экземпляры выписок по лицевым счетам клиентов, независимо от того открыты или закрыты эти счета, и ежедневные балансы подлежат хранению в течение 5 лет;

годовая бухгалтерская отчетность имеет постоянный срок хранения;

мемориальные ордера и кассовые документы по вкладам граждан подлежат хранению в течение 5 лет после закрытия счета. В тех случаях, когда в общий сшив документов дня помещены документы с разными сроками хранения, по истечении 5 лет документы должны быть расформированы для отбора документов со сроком хранения более 5 лет для дальнейшего хранения, в противном случае ко всему сшиву должен быть применен более длительный срок хранения;

депозитные договоры, договоры вклада имеют срок хранения 5 лет после истечения срока договора;

платежные документы и счета по расчетам на приобретение недвижимости производственного и непроизводственного назначения подлежат хранению до конца эксплуатации зданий и сооружений. При отборе документов дня на уничтожение такие документы должны быть изъяты из сшивов для дальнейшего хранения;

документы, имеющие отношения к вопросам учета и распоряжения землей, зданиями и имуществом (свидетельства о праве собственности, свидетельства о включении в реестры, договоры купли-продажи, акты приема-передачи, проектно-сметные документы, разрешения на строительство и другие аналогичные документы), имеют постоянный срок хранения;

документы (протоколы, описи, акты) об инвентаризации зданий и сооружений подлежат хранению в течение 5 лет;

документы по основным средствам (акты приема-передачи, ведомости переоценки и определения износа) подлежат хранению до списания основных средств;

лицевые счета по заработной плате сотрудников кредитной организации подлежат хранению в течение 75 лет;

в течение 75 лет подлежат хранению трудовые договоры с сотрудниками, которые не были оформлены в штат кредитной организации, договоры гражданско-правового характера, на вознаграждение по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начислялись страховые взносы. Документы индивидуального (персонифицированного) учета, содержащие сведения о страховых взносах и страховом стаже сотрудников кредитной организации, в связи с отсутствием установленного срока их хранения в Федеральном законе РФ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" по аналогии с документами по личному составу рекомендуется хранить также 75 лет;

индивидуальные (персональные) положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (должностные инструкции) подлежат хранению в течение 75 лет в составе личных дел.

Изъятие бухгалтерских документов у кредитных организаций может производиться судом, органами прокуратуры, предварительного следствия и дознания и другими органами в предусмотренных законодательством РФ случаях. При изъятии подлинного документа составляется в двух экземплярах акт или протокол изъятия в порядке, установленном законодательством РФ. за подписями руководителя кредитной организации или ее структурного подразделения или их заместителей и главного бухгалтера и представителя органа, проводящего изъятие документа. В акте или протоколе должно быть указано, по чьему требованию и разрешению производится изъятие и какой документ изымается.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, главный бухгалтер или по его поручению другое уполномоченное лицо вправе снять копии с изымаемых документов с указанием на них основания и даты их изъятия. На место изъятого подлинного документа помещаются заверенная копия документа, первый экземпляр акта или протокола и требование на изъятие документа с распиской представителя органа, проводящего изъятие, о получении подлинного документа. Соответствующее должностное лицо на обложке папки с документами делает за своей подписью надпись об изъятии документа. Второй экземпляр акта или протокола вручается представителю органа, проводившего изъятие.

Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица кредитной организации могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

Следует напомнить, что в соответствии со ст. 26 Федерального закона РФ от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.

В случаях выявления фактов пропажи или гибели первичных документов руководитель кредитной организации обязан незамедлительно создать комиссию для расследования причин пропажи или гибели документов из состава сотрудников кредитной организации с приглашением при необходимости для участия в работе комиссии представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем кредитной организации.