Поиск на сайте

Поиск на сайте

Документирование хозяйственных операций

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Сложились определенные правила группировки в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно. http://ruspravda.info какие производители пеналов - какие пеналы бывают.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, отчет за 2006 г., составленный в 2007 г., должен быть отнесен к 2006 г.

Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности организации, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к балансу, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Лицевые счета сотрудников организации по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности организации, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса.

Папки с документами переплетаются. На титульном листе указываются наименование организации, название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения дела.

Срок хранения отдельных первичных документов, ведомостей, отчетов и других материалов определен Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 г.

В соответствии с этим Перечнем к документам со сроком хранения 1 год относят месячные отчеты организаций о выполнении перспективных и текущих планов, анализы отчетов, материалы переписки с органами государственной статистики о составлении, представлении и проверке статистической отчетности.

Три года должны храниться квартальные отчеты, инвентарные карточки и книги учета основных средств, реестры договоров, материалы переписки об организации и совершенствовании учета и отчетности.

В течение пяти лет хранят первичные документы и приложения к ним, расчетные и расчетно-платежные ведомости, учетные регистры (Главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.); полугодовые отчеты организаций.

Десять лет хранят годовые отчеты организаций, передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, обязательные записки к ним.

Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса указанных ценностей. Лицевые счета рабочих и служащих должны храниться (75 - В) лет, где В - возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 75 лет. При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы.

Страницы: 1 2 3 4

Смотрите также

Доплата при временном заместительстве
Временным заместительством считается исполнение работником служебных обязанностей временно отсутствующего работника, занимающего более высокую должность, когда это вызвано производственной необход ...

Сводная бухгалтерская отчетность организации, подготовленная в соответствии с российскими стандартами бухгалтерского учета, за 2003 год
Сводный бухгалтерский баланс на 31 декабря 2003 года (тыс. руб.) ┌──────────────────& ...

Компенсация за неиспользованный отпуск
Компенсация за неиспользованный отпуск может выплачиваться как при увольнении работника, так и без увольнения в порядке применения ст. 126 ТК РФ, согласно которой часть отпуска, превышающая 28 кал ...